AÇÃO ALAGEV NA SUA EMPRESA REUNIU, NA TARDE DE ONTEM (23), 380 PESSOAS EM AMBIENTE VIRTUAL, ALÉM DE 20 CONVIDADOS PRESENCIAIS, E TEVE MAIS DE 1.500 REPRODUÇÕES NO YOUTUBE

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Foram cinco horas entre chegada, recepção com medição de temperatura, higienização e entrega de máscaras, realização de teste para COVID-19, almoço em formato de bufê assistido, apresentação de painel sobre “Protocolos das Novas Medidas de Segurança e Higiene” e talk com convidados presenciais e on-line sobre “Eventos Híbridos na Prática”.

Assim foi a terceira edição do ALAGEV na Sua Empresa, promovido pela ALAGEV e realizado na tarde de ontem, dia 23/6, com o apoio da R1 Soluções Audiovisuais, Shift Mobilidade Corporativa e Disk Covid, além do Club Med Lake Paradise que, mesmo fechado, cedeu seu espaço exclusivamente para a ocasião.

As ações idealizadas para garantir a segurança dos participantes começaram antes mesmo da chegada no resort, localizado em Mogi das Cruzes, em São Paulo. A logística começou em São Paulo, com transfer realizado em veículo higienizado com processo de biosanitização, com distanciamento e demarcação de assentos, barreira de proteção entre passageiros e motorista, disponibilização de máscaras e sachês individuais de álcool gel, além da oferta, dentro do veículo, de álcool 70%. “Todos os nossos veículos foram adaptados e todos os carros são higienizados a cada serviço oferecido”, disse Alexandre Pinto, Sócio-Fundador da Shift Mobilidade Corporativa.

Já no resort, a recepção foi feita, além da equipe de acolhimento do próprio Club Med, que ficou responsável pela medição de temperatura, encaminhamento dos participantes para higienização, oferta de troca de máscaras, também pela equipe do Disk Covid, que ofereceu a realização de testes rápidos para detectar ou descartar a COVID-19 em cada participante. “É um teste simples, de rápida realização. Como o resultado é imediato (10 a 15 minutos), a gente consegue saber se a pessoa teve ou não contato com o vírus, garantindo mais tranquilidade aos encontros presenciais”, garante o Dr. Maurício Bahdur, Cirurgião vascular que trabalha na linha de frente e no combate à COVID-19 em Guarulhos (SP), e que integra a Disk-Covid.

Uma vez cumprida a primeira etapa, os convidados foram encaminhados ao almoço oferecido pelo Club Med em formato de bufê assistido. Ao todo, cinco estações foram instaladas seguindo todos os protocolos internacionais da rede, que incluem a instalação de um totem de álcool gel na entrada do restaurante, a sinalização no chão indicando a distância segura entre as pessoas e a oferta de bufê assistido, ou seja, um funcionários do resort é quem serve e monta o prato de acordo com as preferências do participante, ao invés da própria pessoa se servir e manipular os alimentos. “A gastronomia passou a ser muito mais valorizada e é uma responsabilidade muito grande mostrar que, sim, é possível fazer eventos híbridos e ainda assim entregar hospitalidade e um serviço com excelência”, disse Tiago Varali, Diretor de Vendas do Club Med.

Painel de Debates

Na área de eventos, uma sala com capacidade de receber até 300 pessoas, contava com 30 participantes, entre convidados e equipe técnica.

Aberto aos participantes presenciais e on-line, o painel “Protocolos das Novas Medidas de Segurança e Higiene” foi aberto por Eduardo Murad, Diretor Executivo da ALAGEV que foi responsável pela moderação on-line da ação.

O painel contou com as participações de Janyck Daudet, CEO do Club Med América do Sul; Alexis Pagliarini, Presidente Executivo da AMPRO; Juan Pablo de Vera, CEO do Grupo R1; Alexandre Pinto, Sócio-Fundador da Shift Mobilidade Corporativa; Thiago Varalli, Diretor de Vendas do Club Med; Maurício Bahdur, da Disk Covid; e Ieda Dallagnol, Diretora de Operações do Club Med, que entrou on-line e trouxe uma grande novidade: “a gente inseriu a Gerência de Higiene e Segurança em nossa estrutura. É um ganho para a marca e para a operação”, disse.

Ao abrir a agenda, Murad destacou que, ao promover esta iniciativa, a ALAGEV tem o objetivo de mostrar que a indústria está preparada para este novo formato de eventos corporativos. “Precisamos movimentar a cadeia de forma técnica, séria e responsável”, disse.

Janyck Daudet, CEO Club Med América do Sul, reforçou que esta foi a primeira vez, desde que começou a pandemia, que o resort recebe parceiros em suas instalações. “Seguimos fechados, nos adaptando e nos preparando, como temos feito desde 2017, quando assumimos a operação e fizemos amplo investimento. Hoje, temos um produto consolidado no mercado de eventos e todos os protocolos adotados aqui foram testados em outros resorts do Club Med no mundo. O mercado vai retomar e estamos prontos”, afirmou o executivo.

A necessidade e o hábito de atender protocolos foi a mensagem passada pelo Presidente Executivo da AMPRO. “O setor de eventos está acostumado e não existe evento bem organizado sem protocolos. Estou bastante convencido de que esta experiência comprova que é possível realizar eventos com segurança e todo o setor está se fiando em iniciativas como esta para seguir em frente”, disse.

Juan Pablo de Vera, CEO do Grupo R1, destacou os desafios da integração tecnológica em eventos híbridos. “Nós oferecemos uma experiência diferenciada que reúne duas entregas ao nosso cliente: o evento presencial, com toda sua estrutura de som, iluminação, palco e estrutura de apoio, e o evento on-line, com os diferentes formatos de transmissão. Nos reinventamos nesta integração”, afirmou.

Reinvenção e pioneirismo também foi um tema trazido por Tiago Varali, Diretor de Vendas do Club Med. “A gente pensou muito. Não é fácil ser o primeiro. Mas o fato é que um dos nossos valores é o pioneirismo e, neste sentido, nós tínhamos que estar ao lado da ALAGEV e integrar uma ação inovadora como esta. Estamos muito confortáveis e queremos levar esta boa mensagem aos nossos clientes e parceiros. Temos um ambiente seguro”, finalizou.

Talk

Realizada em formato de Talk, a segunda etapa da ação contou, além dos integrantes do Painel de Debates, com as participações de Roberta Moreno, da BMS e Presidente da ALAGEV; Larissa Licatti, da Syngenta e Vice-Presidente da Associação; Rodrigo Cezar, da Roche e Conselheiro da ALAGEV; Raffaele Cecere, Sócio-Proprietário da R1 Soluções Audiovisuais e Conselheiro da ALAGEV; e do Dr. Antonio Bratefixe, Advogado e Consultor Jurídico-Trabalhista.

Durante uma hora e meia, dezenas de perguntas e respostas foram encaminhadas pelos participantes presenciais e on-line. Um dos pontos questionados em relação aos eventos virtuais e híbridos foi a questão do preço em comparação com os eventos presenciais. Raffaele Cecere explicou que, “do ponto de vista da logística, sem dúvida é mais barato. Mas pode matar a experiência. Neste sentido, o que a R1 busca é, a cada evento, entregar uma experiência diferenciada”. O executivo também reforçou a importância de uma equipe técnica e preparada. “Para quem está no back, é um evento mais cansativo e exige muito mais dos profissionais, não existe margem para falhas, pois a perda de audiência é instantânea”, disse.

A importância da experiência foi reforçada por Murad, que destacou a necessidade de se entender que não existe fórmula. “Eventos on-line e híbridos precisam ser pensados de forma ampla. É preciso haver conceito, agenda, programação, conteúdo qualificado. Precisamos entregar tudo que entregamos no presencial”, reforçou. A afirmação do executivo foi complementada por sua parceria de condução da agenda, Giovana Jannuzzelli, Gerente Executiva da ALAGEV: “os eventos são importantes para relacionamento e networking, mas os híbridos vêm ampliar cada vez mais a capacidade de atingir o público. Neste momento, por exemplo, estamos com quase 400 pessoas on-line, além de contar com a reverberação pós evento através das mídias sociais e plataformas como o YouTube”, disse.

Atenção aos formatos foi o que sugeriu Rodrigo Cézar, executivo com larga experiência na Roche e que comandou a ALAGEV no biênio anterior à nova gestão. “Um evento on-line não é uma conferência ou um meeting. Assim como um evento híbrido não é uma ação física que é transmitida pela internet. Precisamos de atenção especial com os dois formatos que estão sendo oferecidos simultaneamente. Neste sentido, é preciso entender o público e saber como atingir seus objetivos para que haja um propósito efetivo e integrar quem participa da ação de modo presencial e on-line”.

Roberta Moreno, presidente da ALAGEV, reforçou que, ao lado da parte técnica amplamente debatida, é preciso considerar a importância do olhar para o novo profissional de eventos. “Este é um momento de aprendizado e o novo organizador de eventos deve estar aberto a aprender. Precisamos encontrar novas habilidades e elas passam por tudo o que falamos aqui. A ALAGEV, como associação que representa o setor, segue contribuindo para este debate e reflexão”, disse.

Entre os cuidados necessários na realização de eventos on-line, uma temática que vem sendo amplamente debatida e que deve ser observada atentamente pelos organizadores de eventos é a questão da Lei Geral de Proteção de Dados, a LGPD, prevista de ser implementada no Brasil em agosto deste ano. De acordo com o Dr. Antonio Bratefixe, a questão do uso de imagem segue na mesma medida em que é praticada no evento físico, com a necessidade de autorização. No entanto, a demanda por dados deve ser observada com mais cuidado. “Qual a necessidade e a finalidade dos dados que estão sendo pedidos para o evento? Esta questão precisa ser respondida pelo organizador do evento que é quem tem a responsabilidade sobre todos os dados imputados na ação”, disse. Ao ser questionado sobre as plataformas digitais, o especialista tranquilizou os participantes ao dizer que “ao entrar em um ambiente on-line público, em um chat ou em uma transmissão via YouTube, por exemplo, o participante que adere à plataforma já aceitou seus próprios termos e condições de uso”.

Ao final da ação, Murad elencou os indicadores mais citados no Talk como prioritários para gerar engajamento e promover experiência para o participante: 1) atrair a atenção para o conteúdo, que precisa ser relevante; 2) estar atento à uma boa agenda; 3) tempo de duração do evento; 4) manter o interesse e engajamento; 5) formato dinâmico, fazendo com que todos os participantes sejam parte efetiva do evento (e não apenas ouvintes).

Toda transmissão do “Bastidores dos Eventos Híbridos e Virtuais” está disponível na TV ALAGEV.

Sobre a ALAGEV

Fundada em 2003, a ALAGEV – Associação Latino Americana de Gestão de Eventos e Viagens Corporativas é uma associação privada sem fins lucrativos que atua no mercado de eventos e viagens corporativas, representando compradores e fornecedores da indústria em toda América Latina.

Ao lado de seus mantenedores, os associados da ALAGEV participam de oito comunidades de trabalho que se encontram mensalmente para a reflexão e debate de temas de interesse do setor que são transformados em material divulgado para toda base.